Für viele Menschen ist die Nutzung von Telefon- oder Videokonferenztools neu – und allein deshalb eine Herausforderung. Zurzeit sind vor allem viele Tipps zu technischen Tools zu lesen. Doch die Technik allein macht noch keine gelungene Online-Besprechung. Neben der Bedienung des gewählten Tools verlangt das Gespräch in virtuellen Räumen nämlich auch unserem Kommunikationsverhalten einiges ab.

Es macht einfach einen erheblichen Unterschied, ob Menschen persönlich von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, ob zwei Personen telefonieren oder ob mehrere in einem virtuellen Raum zu einer Besprechung zusammenkommen und sich – wenn die Einwahl dann geklappt hat – hören und möglicherweise zusätzlich auf einem Bildschirm sehen. Wir merken das spätestens dann, wenn auf Fragen entweder keiner antwortet oder alle durcheinander.  Wenn Gespräche thematisch ausfransen und am Ende alle froh sind, wenn sie sich endlich verabschieden können.

Damit es Ihnen etwas leichter fällt und Ihre Gespräche in Telefon- oder Videokonferenzen angenehmer, produktiver und professioneller ablaufen, haben meine Kollegin Miriam Wolf https://miriam-wolf-beratung.de/ und ich einige Erfahrungen und Empfehlungen zusammengestellt, die wir Ihnen hier in Kurzform zur Verfügung stellen.[1]

So können Sie sie zum Beispiel schon mit der Einladung an die Teilnehmenden Ihrer nächsten Online-Besprechung versenden oder sie sich als Erinnerung neben den Bildschirm legen.

Zum Download: https://www.elisabeth-mantl.de/wp-content/uploads/2020/04/Telko-Checkliste-Neu.pdf

Wie face-to-face-Besprechungen auch, braucht jede virtuelle Besprechung eine gute organisatorische und inhaltliche Vorbereitung und eine wertschätzende Moderation, die die Zielsetzung der Besprechung und die Sicherung der Ergebnisse im Blick behält.

Klare und konkrete Zielsetzung

• Was soll nach der Besprechung erreicht sein? Woran merken Sie und die Teilnehmenden am Ende, dass es sinnvoll und nützlich verbrachte Zeit gewesen ist? Sollen Informationen zu einem Thema geteilt werden? Sollen gemeinsam Inhalte erarbeitet werden? Oder soll eine Entscheidung getroffen und konkrete Aufgabenpakete vergeben werden?
• Wählen Sie den Kreis der Teilnehmer*innen mit Blick auf die Zielsetzung aus. Prüfen Sie genau, welche Teilnehmenden mit Blick auf die Ziele der Besprechung teilnehmen sollten und wem möglicherweise eine Dokumentation der Ergebnisse genügt. Es hat sich bewährt, wenn nicht mehr als acht Personen gleichzeitig teilnehmen,

Gute Vorbereitung und Know-how

• Erstellen Sie eine Agenda, in der Sie auch festlegen, wie viel Zeit Sie mit welchem Thema verbringen wollen. Halten Sie den Informationsteil kurz, wenn die Informationen auch schriftlich mitgeteilt werden können. Nutzen Sie die gemeinsame Zeit lieber für das Erarbeiten von Ergebnissen, den Austausch und Entscheidungen, die gemeinsam getroffen werden sollen.
• Versenden Sie die Agenda mit Zielsetzung, technischen Informationen (zu Tool und Einwahldaten), ggf. Liste der Teilnehmenden und Material zur inhaltlichen Vorbereitung rechtzeitig vor der Besprechung an alle Teilnehmenden. Rechtzeitig heißt: Alle sollten ausreichend Arbeitszeit haben, um sich vorbereiten zu können. 1-3 Arbeitstage halte ich für eine gute Faustregel.
• Nutzen Sie, wann immer möglich, Videokonferenzen. Sich zu sehen, erleichtert es den Beteiligten, Ihre Aufmerksamkeit zu bündeln.
• Verwenden Sie Tools, die es Ihnen erlauben gemeinsam Texte, Bilder, Präsentation zu sehen und zu bearbeiten und zur aktivierenden Teilnahme animieren. Tipps zu Tools finden Sie online zuhauf.
• Legen Sie sich Ihr Material bereit. Haben Sie die Agenda vor Augen, öffnen Sie alle notwendigen Dokumente und ihr Programm, in dem Sie sich üblicherweise Gesprächsnotizen machen, oder legen Sie sich etwas zu schreiben zurecht.
• Und schließlich: Stellen Sie sich ein Getränk bereit und alles, was Sie sonst noch für eine entspannte Besprechungsatmosphäre brauchen.

Zeitbegrenzungen und Gesprächsstruktur

• Planen Sie für Telefonkonferenzen in der Regel nicht mehr als 60 Minuten ein. Bei längeren Meetings ist es sinnvoll, alle 30 oder 60 Minuten eine kurze Pause einzuplanen. Nutzen Sie sie, um sich mit Getränken auszustatten, sich kurz auszuklinken und zu erholen oder um einfach zu plaudern. Markieren Sie dabei deutlich Beginn und Ende der Pausen und vollziehen Sie den Wechsel zwischen Erholungs- und Arbeitsmodus bewusst und vor allem hör- bzw. Sichtbar.

Moderation und Führung mit Verantwortung

• Legen Sie eine Person fest, die die Moderation übernimmt. Oft wird erwartet, dass der oder die Organisator*in einer Besprechung diese auch moderiert. Das muss nicht automatisch so sein und sollte deshalb ausdrücklich angesprochen werden.
• Überlegen Sie, in welcher Form, von wem und bis wann die Ergebnisse der Besprechung festgehalten und zur Verfügung gestellt werden.

Gute technische Voraussetzungen

• Machen Sie sich mit der Technik vertraut. Jede Person sollte ein eigenes Telefon am besten mit Headset, also mit Kopfhörer und Mikro, zur Verfügung haben. Die mit Handys gelieferten In-Ear-Kopfhörer genügen dafür schon aus.
• Wählen Sie sich einige Minuten vor Beginn ein, um auch bei unvorhergesehenen technischen Problemen möglichst pünktlich beginnen zu können. Sollten Sie ein Tool das erste Mal nutzen, empfiehlt sich ohnehin ein vorheriger Technik-Check.
• Achten Sie auf eine geräuscharme und störungsfreie Umgebung, schalten Sie Ihr Mobiltelefon und Benachrichtigungstöne am PC stumm, deaktivieren Sie für den Zeitraum der Besprechung automatische Updates.
• Überlegen Sie, wer bei technischen Schwierigkeiten für Fragen und Hilfe zur Verfügung steht.
• Sollten Sie sich per Videokonferenz besprechen, schauen Sie mal probeweise in die Kamera. Achten Sie auf den Bildausschnitt hinter ihnen und die Lichtverhältnisse. Eine Bücherwand lenkt manche leicht ab, ein Fenster ohne Vorhänge kann blenden. Mit einer einfarbigen, hellen Wand und indirekter Beleuchtung dürften Sie gut zu sehen sein. (Und wahrscheinlich wollen Sie, wenn Sie gerade im Home Office arbeiten, keine Einblicke in Ihr Schlafzimmer oder die Aussicht auf Wäscheberge bieten.)
• Hilfreich für Videokonferenzen können auch Karten wie diese ( https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/) sein, mit denen Sie schnell und einfach technische Probleme signalisieren können, ohne den Gesprächsfluss zu stören. Auch Abstimmungen lassen sich gut damit durchführen.

Vereinbarungen zur Gesprächsführung und Beteiligung

• Sind die Teilnehmenden eingewählt, sollten alle außer die Moderation ihre Mikrofone muten, also stumm schalten, und nur für eigene Redebeiträge aktivieren.
• Beginnen und enden Sie pünktlich.
• Müssen Sie als Teilnehmer*in die Besprechung vorzeitig verlassen, was ja aus guten Gründen manchmal nötig sein kann, kündigen Sie das zu Beginn an und verabschieden Sie sich dann geräuschlos.
• Nutzen Sie die Superkarten oder die Chatfunktion für alle Beiträge, die den Gesprächsfluss unnötig unterbrechen würden, zum Beispiel um per Handzeichen-Emoji einen Wortbeitrag anzumelden oder für technische Hinweise.
• Lassen Sie einander ausreden und unterstellen Sie einander gute Absichten. Das ist in jeder Besprechung höflich und sinnvoll, bei Telefon- oder Videokonferenzen essentiell, denn uns fehlen ohne die persönliche Begegnung wichtige non-verbale Kommunikationsmöglichkeiten.
• Wenn Sie Unklarheiten nach einem Wortbeitrag haben, stellen Sie eine konkrete Rückfrage und adressieren Sie sie klar an den oder die Gesprächspartner*in.
• Nennen Sie zu Beginn Ihres Wortbeitrags Ihren Namen, wenn es unwahrscheinlich ist, dass sich alle gegenseitig an den Stimmen erkennen. Das erleichtert allen Zuhörenden die Orientierung.

Atmosphäre und Wohlbefinden

• Begrüßen Sie alle Teilnehmenden namentlich und ggf. mit Funktion. So verschaffen Sie sich und allen anderen einen Überblick über die tatsächlich Anwesenden. Gerade bei Telefonkonferenzen ist nicht immer ersichtlich, ob jeder jeden hören kann. Dies sollte unbedingt geprüft werden, bevor alle in ein Gespräch eintauchen.
• Wenn Sie im Alltag auch erstmal etwas zwanglos plaudern würden, bevor Sie in die Themen einsteigen, verzichten Sie nicht plötzlich darauf. Wägen Sie ab, ob es zum Teilnehmendenkreis passt und die Runde dafür nicht zu groß ist. Und halten Sie es ggf. deutlich kürzer.

Aufmerksamkeit und Konzentration

• Rufen Sie zu Beginn der Besprechung die Zielsetzung der Besprechung und den geplanten Ablauf in Erinnerung.
• Kündigen Sie an, wie die Ergebnisse dokumentiert werden und wer darüber informiert wird.
• Achten Sie darauf, dass sich das Gespräch inhaltlich und zeitlich eng an der Agenda orientiert. Sollten Gespräche thematisch ausfransen und in die Länge ziehen, unterbrechen Sie sie auf wertschätzende Art und Weise. Die gewaltfreie Kommunikation bietet Ihnen dafür eine gute Grundlage.
• Markieren Sie deutlich, wenn ein Thema abgeschlossen ist und ein neues beginnt. Benennen Sie immer wieder die erreichten Ergebnisse und Vereinbarungen.

Dialog und Reflexion

• Als Moderator*in legen Sie fortlaufend die Rede-Reihenfolge anhand der Wortmeldungen im Chat fest. Einige Kollaborationstools bieten entsprechende Funktionen an.
• Steuern Sie das Gespräch so, dass auch stille Teilnehmende zu Wort kommen. Sprechen Sie Personen direkt an, die sich bisher nicht zu Wort gemeldet haben und stellen Sie klare Fragen.
• Reservieren am Ende der Besprechung Zeit für ein kurzes optionales Feedback der Teilnehmenden zur Zufriedenheit mit der Art der Zusammenarbeit.

Diese Checkliste zum Download könnten Sie zum Beispiel schon mit der Einladung an die Teilnehmenden Ihrer nächsten Online-Besprechung versenden oder sie sich als Erinnerung neben den Bildschirm legen. Zum Download: https://www.elisabeth-mantl.de/wp-content/uploads/2020/04/Telko-Checkliste-1.pdf

• [1] Grundlegend für unsere Arbeit sind die systemisch-syntaktischen und lösungsfokussierten Ansätze, Theorien und Erfolge von Matthias Vargas von Kibéd und Insa Sparer, sowie von Elisabeth Ferrari, die die Arbeit der beiden für den Unternehmenskontext nutzbar gemacht hat. https://www.syst.info/de